Quay lại chọn bài học

1. Sắp xếp dữ liệu

Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Nhấp chọn vào cột cần sắp xếp trong vùng dữ liệu. Giả sử chúng ta có bảng số liệu dưới đây:
1
Yêu cầu cần sắp xếp theo Họ tên bạn nhấp chọn vào ô bất kỳ trong cột này.
Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data sau đó tìm tới nhóm Sort & Filter.
2
Trong nhóm này bạn có thể chọn biểu tượng Sort A to Z để sắp xếp dữ liệu giảm dần, hoặc chọn biểu tượng Sort Z to A để sắp xếp dữ liệu tăng dần. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn nút Custum  Sort để có nhiều tùy chọn sắp xếp hơn.
3
Để bổ sung các điều kiện sắp xếp bạn nhấp chọn nút Add Level sau đó chọn trường cần lọc trong ô Sort By tiếp theo là kiểu sắp xếp trong ô Order.
4

2. Lọc dữ liệu

Lọc là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với dữ liệu trong vùng dữ liệu được chọn. Vùng dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường. Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn.
Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác.

Lọc tự động bằng AutoFilter

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Các bước thực hiện như sau:
- Chọn tới vùng dữ liệu cần lọc
- Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter. Khi đó trên vùng dữ liệu ở dòng đầu tiên mỗi ô sẽ xuất hiện một biểu tượng hình tam giác nhỏ phía góc phải.
5
- Bây giờ muốn lọc theo cột nào bạn nhấp chọn biểu tượng hình tam giác ở cột đó. Một danh sách xuất hiện trong menu nhanh như hình dưới đây:
6
+ Sort A to Z: Sắp xếp dữ liệu tăng dần
+ Sort Z to A: Sắp xếp dữ liệu giảm dần
+ Sort by Color: Sắp xếp dữ liệu theo mầu nền của Cell.
7
Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để sắp xếp dữ liệu theo mầu đó.
+ Filter by Color: Lọc dữ liệu theo mầu nền của Cell
8
Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để lọc dữ liệu theo mầu đó.
Giả sử chúng ta chọn mầu vàng như hình trên kết quả sẽ được như hình dưới đây:
9
Lưu ý:
+ Trong trường hợp bạn muốn lọc ra những Cell không có mầu nền bạn chọn mục No Fill.
+ Nếu muốn hủy giá trị lọc bạn nhấp chọn lại mục đã được đánh dấu lọc trước đó.
10
- Text Filters: Lọc dữ liệu dạng Text
11
Khi di chuyển tới mục này một danh sách xuất hiện bên tay trái bạn có thể chọn:
+ Equals…: Lọc những giá trị bằng… Sau khi nhấp chọn mục này một hộp thoại xuất hiện như hình dưới đây:
12
Bạn nhập giá trị cần tìm ở hộp thoại đầu tiên bên tay trái, giả sử chúng ta muốn tìm nhân viên có họ tên là “Hoàng Thiên Mệnh”.
13
Cuối cùng nhấp nút Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
14
Lưu ý: Ngoài việc ngõ trực tiếp giá trị cần lọc bạn cũng có thể nhấp vào ô hình tam giác cuối ô nhập này để chọn tính xác giá trị cần lọc.
15
+ Does not equal…: Lọc những giá trị không bằng… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
16
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên bắt đầu là “Nguyễn” bạn thiết lập thông số như sau:
17
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
18
+ Begins With…: Lọc dữ liệu bắt đầu với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên khác “Nguyễn Mạnh Hùng” bạn thiết lập thông số như sau:
19
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả trong danh sách không còn Nguyễn Mạnh Hùng như hình dưới đây:
20
+ End With…: Lọc dữ liệu kết thúc với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên kết thúc bằng "Hằng" bạn thiết lập thông số như sau:
21
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
 22
+ Contains…: Lọc dữ liệu chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
23
Giả sử chúng ta muốn tìm những nhân viên có họ tên chứa từ “Thị” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại này như hình dưới đây:
24
Sau khi nhấp Ok kết quả sẽ được như hình dưới đây:
25
+ Does not contains…: Lọc dữ liệu không chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
26
Giả sử cần lọc ra những nhân viên có tên không chứa từ “Văn” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại như sau:
27
Kết quả cuối cùng như hình dưới đây:
28
+ Custom Filter…: Tùy biến điều kiện lọc. Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
29
Thực chất tất cả các lựa chọn trên đều nằm trong hai hộp chọn đầu tiền bên tay trái.
30
Đây còn gọi là các điều kiện lọc, tuy nhiên với những gì đã hướng dẫn mỗi lần lọc chúng ta chỉ có thể lấy dữ liệu ra với một điều kiện (bằng, không bằng, chứa, không chứa,…). Trong phần này chúng ta sẽ học cách lọc dữ liệu với hai điều kiện kết hợp nhau giả sử như tên chứa từ “Thị” và kết thúc bằng “Thanh”, hay tên không chưa từ “Tâm” hoặc chứa từ “Tiến”. Để làm được điều này chúng ta quy lại với của sổ Custom AutoFilter và thiết lập như hình dưới đây:
Giả sử chúng ta lọc những nhân viên có họ là “Nguyễn” nhưng tên khác “Lâm”.
31
Trong hai mục And và Or bạn tích chọn And vì đây là hai điều kiện sảy ra đồng thời. Kết quả cuối cùng sẽ như hình dưới đây:
32
- Trong phần tiếp theo: Microsoft Excel 2013 cung cấp cho chúng ta các tùy chọn khác.
33
Đầu tiên là hộp nhập tìm kiếm bạn có thể gõ giá trị cần tìm kiếm tại đây để thu gọn điều kiện loc. Sau đó tích chọn các kết quả cần lọc.
34
Hoặc có thể nhấp chọn (Select All) để chọn tất cả. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.

Lọc nâng cao Advanced Filter

Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Để tiện theo dõi phần này chúng ta sẽ làm việc với bảng dữ liệu dưới đây:
35
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định vùng dữ liệu cần lọc, ở đây vùng dữ liệu của chúng ta từ ô B4 đến I17 (B4:I17).
Bước 2: Tạo vùng điều kiện, đây là bước quan trọng liên quan đến kết quả dữ liệu được lọc ra. Với lọc nâng cao chúng ta sẽ có những điều kiện lọc sau đây:
- Nhiều điều kiện lọc cho một cột: Giả sử chúng ta muốn lọc những người có Họ tên là Lương Minh Tâm, Phạm Xuân Tiến, Lê Viết bằng. Khi đó bạn cần xây dựng vùng điều kiện lọc như hình dưới đây:
36
Vùng điều kiện lọc bắt đầu từ ô L4 đến ô L7 (L4:L7), nếu để ý bạn sẽ thấy tên cột trùng với tên cột trong bảng dữ liệu cần lọc, tốt nhất bạn nên Copy từ bảng dữ liệu cần lọc để đảm bảo tính chính xác. Tiếp theo là tên những người cần lọc được viết trên các dòng tiếp theo.
- Hai hay nhiều cột thỏa mãn điều kiện: Giả sử chúng ta cần tìm những nhân viên có tên là “Minh” làm việc “23” ngày công và có phụ cấp lớn hơn 100.000 vnđ.
Khi đó chúng ta cần xây dựng vùng điều kiện như hình dưới đây:
37
- Thảo mãn một điều kiện ở một trong các cột: Giả sử chúng ta cần tìm những nhân viên có lương tháng >1.000.000 vnđ, hoặc có phụ cấp > 200.000 vnđ, hoặc có ngày công =26.
Khi đó chúng ta cần xây dựng vùng điều kiện như hình dưới đây:
38
- Hai hay cột đều phải thảo mãn một hoặc nhiều danh sách điều kiện cho trước ứng với từng cột. Giả sử chúng ta cần lọc những nhân viên có Lương cơ bản >1.000.000 và thực lĩnh >1.200.000 hoặc những nhân viên có lương cơ bản <900.000 và thực lĩnh <900.000.
Khi đó chúng ta cần xây dựng vùng điều kiện như hình dưới đây:
39
Bước 3: Thực hiện lọc dữ liệu
Từ thanh Ribbon nhấp chọn Tab nhóm Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter.
40
Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện như hình dưới đây:
41
- Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữ liệu cũ.
- Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
- List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:
+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.
+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn cần phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đó mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu.
+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.
+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc.
- Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau. Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau.
- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để thực hiện
Lưu ý: Muốn bỏ điều kiện lọc để hiển thị toàn bộ dữ liệu bạn nhấp chọn nút Clear.

Quay lại chọn bài học

NHẬN XÉT - BÌNH LUẬN

Một số lưu ý khi bình luận

Mọi bình luận sai nội quy sẽ bị xóa mà không cần báo trước.

Bấm Thông báo cho tôi bên dưới khung bình luận để nhận thông báo khi admin trả lời.